Вы уже определили, в какие дыры утекает ваше драгоценное время? Если нет вам обязательно нужно прочитать вот этот материал — Тайм-менеджмент для женщин, или куда уходит время, и проблема, где и как найти время на все дела, решится сама собой.

Пустое «убийство» минут, часов, дней на бесполезные занятия типа просмотра мыльных опер, безусловно, не трудно свести до минимума. Но почему-то так получается, что даже время, которое  вы тратите на важные дела, далеко не всегда распределяется оптимально. А еще не забудьте про экстренные ситуации, возникновение которых, по идее, вы должны бы предвидеть и на всякий случай подстелить соломки.

Допустим, вы проспали на работу, и тогда не успеваете позавтракать, приготовить с собой обед, вам приходится брать такси, чтобы быстрее добраться до офиса… Вот и считайте:

• через часок вы проголодаетесь и пойдете в магазин за выпечкой, чтобы компенсировать отсутствие завтрака;
• на обед вам нужно будет идти в кафе и тратить на бизнес-ланч незапланированные суммы;
• а поездка на такси вместо привычного «пешком» уже выбила вас из дневного лимита на несколько сотен рублей.

А было бы чудесно, если бы обед на работу вы собрали с вечера, на утро у вас в холодильнике лежали бутерброды, а в мультиварке – каша. Ну а такси, так уж и быть – справедливая плата за то, что вчера вы полуночничали и не услышали будильник.

Предусмотрительность – вот то, что поможет вам избежать незапланированных трат времени и денег, а предусмотрительность прямо взаимосвязана с умением планировать и определять приоритеты.

 Как стать хозяйкой своего времени?

Представьте, что вы – хозяйка огромной компании. Ваша работа, семья, домашнее хозяйство, досуг – это отдельные подразделения. Каждое из них требует управления, финансирования, контроля… А вы — одна. И бюджет у вас один на все, и он ограничен. Подумайте, сможете ли вы справиться со всем этим в одиночку, причем одинаково хорошо во всех перечисленных сферах?

Что в таких случаях делает БигБосс:

• планирует текущие дела (на день-неделю вперед) и задачи на будущее (месяц, год);
• выбирает приоритеты: распределяет задачи по важности и срочности;
• отдает решение отдельных задач и целых направлений помощникам;
• оптимизирует затраты собственного времени, например, по возможности совмещает решение двух вопросов одновременно, автоматизирует часто повторяющиеся задачи;
• старается самые важные дела запланировать на пик работоспособности;
• подводит итоги и сверяет перечень выполненных дел со списком запланированных.

Конечно, масштабность вашего хозяйства не столь велика, как у большого начальника, однако принципы его ведения – те же. И цели ваши – не трансконтинентальный бизнес, а всего лишь экономия времени и семейного бюджета.

Учимся применять методы тайм-менеджмента на практике.

Списки дел

Списки дел лучше начинать составлять с «глобального», то есть сразу охватывать целый год. Вспоминаем все предстоящие события и крупные работы, которые ожидают вас в этом году, например:

Зафиксируйте все важные события, тогда вы сможете заранее к ним подготовиться. Лучше внести каждый пункт в календарь, ежедневник, программу-напоминалку в смартфоне и т.д. И главное, не забывайте периодически просматривать записи хотя бы на месяц-два вперед.

Список на месяц должен включать пункты из годового плана и конкретизировать их. В месячное расписание также внесите цели и задачи без привязки к датам. Я, например, делаю это так:

• заработать в сентябре N рублей;
• сходить к врачу;
• подготовить программу отпуска (как доехать, где можно бюджетно перекусить, что посмотреть, что купить);
• разобрать зимние вещи, решить, нужно ли что-то обновлять;
• КАСКО!;
• определиться с покрышками.

План на месяц – это скорее некие «маячки», на которые нужно ориентироваться при составлении подробного расписания, что не забыть сделать в предстоящие 4 недели. А вот когда и каким образом – это уже задачи на неделю, расписанные по дням: когда записаться к доктору, когда съездить за продуктами, когда устроить разбор шкафов и т.д. и т.п.

Желательно, чтобы список на день был составлен накануне, а тем, кто перманентно находится в дедлайне, каждый пункт необходимо привязать к конкретному времени – чтобы успеть все и не выбиваться из намеченного расписания.

Срочно и важно. Важно, но не срочно. Можно оставить на завтра.

Если вы не определитесь с приоритетностью своих задач, вам трудно будет эффективно добиваться их выполнения. Распределите все дела на сегодня по степени важности. Те, которые желательны, но не обязательны к выполнению, лучше пока отодвинуть, а в идеале – перепоручить кому-то другому. А заняться в первую очередь тем, что не терпит отлагательства. Вообще правильное планирование, а главное — своевременное выполнение всего списка, должно привести к минимуму неотложных дел. И постепенно у вас останутся только важные.

Тим Феррис в своей книге «Как работать 4 часа в неделю» высказал очень здравую мысль, как эффективно экономить свое время: дело – это то, что приближает вас к цели (в нашем случае – к благосостоянию), все остальные «якобы дела» – это обычная суета. Именно суетой по большей части мы и заняты целыми днями, и именно «текучка» создает видимость бурной деятельности и топит нас, не дает в полной мере посвятить себя главным задачам.

Автор призывает подходить к выделению приоритетных дел максимально практично и даже где-то цинично: через определение «выхлопа», который даст выполнение той или иной задачи. Правда, такое правило не всегда применимо: уж мы-то знаем, что не все в жизни измеряется деньгами. Иногда для женщины важнее всего отвести ребенка на линейку 1 сентября, даже если ради этого придется взять отгул и потерять круглую сумму дневного заработка. И никакого тебе материального выхлопа.

 Танцуют все!

Даже не пытайтесь играть роль «идеальной хозяйки», иначе по уши погрязнете в домашних делах. Принимать в них посильное участие должны все, с кем вы проживаете. Конечно, лучше вас никто не приготовит и не вымоет пол. Но это не важно. Ваша цель – где-то взять свободное время, а значит, нужно переложить максимально возможное число обязанностей на плечи помощников. Например, многие мужчины с удовольствием готовят, а детям работа по хозяйству всегда только на пользу: пусть приучаются себя обслуживать и маме с папой помогать.

 Совмещение и автоматизация

Как хочется иногда полежать с книжкой на диване. Но, когда много дел, не всегда можно себе позволить такую «роскошь». А кто мешает слушать аудиокнигу во время готовки, прогулки с ребенком, за рулем? Совмещайте «полезное с приятным». Когда мы говорим о том, как не тратить время впустую и делать несколько дел одновременно, нужно понимать, что вряд ли вам удастся совместить болтовню по телефону с занятием, требующим концентрации и интеллектуальных усилий, зато она прекрасно сочетается с рутинной работой по дому. Я, например, во время занятий ходьбой учу английские слова – получается лучше, чем при других видах деятельности.

Пользуйтесь благами цивилизации! Наверняка у вас есть стиралка-автомат, посудомоечная машина, духовой шкаф, мультиварка. Вся эта техника помогает прилично сэкономить время и вообще облегчить женский домашний труд. Учитесь пользоваться такими функциями, как таймер и отложенный старт – пригодится!

А еще есть один важный вопрос, касающийся платежей. Если вы платите из месяца в месяц фиксированные суммы, например, в погашение кредита, за интернет и т.д. – не поленитесь оформить автоплатежи. Нужная сумма сама спишется в определенный день, и вам не надо держать это в голове и тратить время на беготню по банкам. Кстати, не забудьте подключить во всех кредитных учреждениях, где обслуживаетесь, управление счетами через интернет.

Важные дела – на пике работоспособности

Высокий уровень работоспособности не может сохраняться весь день. Существует мнение, что утренние часы – самые продуктивные для выполнения важных работ. Однако деление на жаворонков и сов появилось неспроста. Хоть многие ученые и отрицают, что у людей могут преобладать «дневные» или «ночные» биоритмы, а дело всего лишь в привычке, трудно отрицать влияние того или иного времени суток на концентрацию, ежедневно испытывая это на своей шкуре.

Кто-то до обеда может выполнить дневную норму работы, ударно потрудившись, но зато к 6 вечера уже ни на что не годится. Другие, даже отлично выспавшись, совершенно не способны с утра на трудовые подвиги, а во второй половине дня, наконец, раскачавшись, напоминают электровеник и Гая Юлия Цезаря в одном флаконе. Я лично отношусь ко 2-му варианту: работоспособность просыпается после 18-00, а ее пик приходится на ночные часы, жаль только, что многие важные дела нельзя отложить на вечер. Все-таки, совам приходится подстраиваться под график работы «нормальных» людей, и тут ничего не поделаешь.

«Галочки»

А как вы отмечаете выполненные дела? Галочкой? Вычеркиванием? Метод не важен! Главное – контроль! И получившийся результат. Сколько к концу дня осталось незачеркнутых пунктов, м? В идеале – ни одного. Если их больше, скорее всего, вы поленились, позже встали, отвлекались и занимались посторонними вещами. Хотя может быть и другой вариант – вы явно переоценили свои силы и напланировали гораздо больше, чем способны освоить.

Последнее – не так страшно, и составлять списки, руководствуясь реальностью, а не перфекционизмом, вы научитесь с опытом. А вот срыв плана – это не есть хорошо. Если у вас часто остаются незавершенные дела, которые переносятся на следующий день, это значит, что завтра вам придется делать больше и интенсивней, и есть шанс, что поставленных целей вы так и не достигнете.

Работать вам придется больше, а отдыхать – меньше, а ваше финансовое благополучие вряд ли приблизится при таком подходе. Не загоняйте себя в этот замкнутый круг, сразу, как только у вас образовалась «недостача», проанализируйте причины провала. И работайте, работайте, работайте над их устранением. «Не трать время зря!» — должно стать вашим девизом, пока вы не добьетесь большей части своих целей.

А какие способы экономии времени используете вы? Поделитесь с нами своими секретами в комментариях!

Ещё по этой теме

Тайм-менеджмент для женщин: куда уходит время?